Déclaration de confidentialité

(mise à jour de août 2023)

Généralités

La protection de vos données personnelles revêt de l’importance pour nous. Conformément au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (art. 13 RGPD), nous devons vous informer des finalités de la collecte, de la conservation ou de la transmission des données, ainsi que de vos droits à la protection des données. Le contenu et l’étendue du traitement des données dépendent principalement des données que vous avez fournies ou des données nécessaires à la relation commerciale ou à la communication.

Les Parties Responsables, les coordonnées du Délégué à la protection des données et l'adresse de l'autorité de contrôle sont indiquées dans les mentions légales du présent site Internet.

Traitement des données

Nous traitons les données à caractère personnel que nous avons reçues de votre part, de la part de l’un des partenaires que vous avez mandatés ou de la part de l’un de nos partenaires commerciaux dans le cadre de nos relations commerciales. Nous traitons également des données que nous avons légalement collectées depuis des sources libres d’accès (p. ex. registres de commerce, médias, participants de salons, webinaires). Les données à caractère personnel englobent les informations relatives à l’identité (p. ex. le titre, le nom, le pays, l’adresse, l’adresse de courriel et le numéro de téléphone, les adresses de livraison, les données de commande et de facturation, les preuves de solvabilité, les données permettant la documentation, les protocoles de conversation de salons, etc.).

Le traitement des données intervient en particulier dans le cadre des procédures commerciales suivantes :

• Visite du site Internet ou de la boutique en ligne
• Prise de contact
• Enregistrement de visiteurs, accès au réseau Internet sans fil destiné aux visiteurs
• Candidatures et formation professionnelle
• Salon, événements et formations produits
• Hotline clientèle
• Conseil par l’un de nos collègues ou par un partenaire commercial
• Traitement, livraison et facturation de commandes
• Activités de marketing
• En raison d’obligations légales (contrôles douaniers et vérification de conformité, signalement d’incidents)
• Travail intérimaire, formation, jobs étudiants
• Contrôles qualité et certifications qualité, réclamations
• Facturation des services des sous-traitants
• Communication et vidéoconférence (notamment via Microsoft Teams)

Finalités et base juridique du traitement

Nous traitons les données personnelles uniquement dans le cadre de notre activité commerciale.

La base juridique du traitement est fondée sur une relation contractuelle ou une relation de confiance mutuelle précédant la conclusion d'un contrat, ou sur des exigences légales, ou sur l'intérêt légitime de notre entreprise ou sur votre consentement ou si vous nous contactez (par exemple, lors de salons professionnels, par e-mail, par courrier, par téléphone ou via ce site Internet).

Dans le cadre de la relation commerciale, vous êtes tenu de mettre à disposition toutes les données à caractère personnel nécessaires à la mise en place et au déroulement de ladite relation, que nous sommes nous-mêmes tenus de récolter conformément à la législation. Si vous ne mettez pas ces données à notre disposition, nous devrons en règle générale refuser votre demande ou la conclusion ou l’exécution du contrat, ou mettre fin à une relation contractuelle existante.

Si vous avez fait part de votre consentement concernant le traitement de vos données à caractère personnel, nous ne traiterons ces données qu’aux fins énoncées dans la déclaration de consentement, et uniquement dans la mesure mentionnée. Si le cadre légal le permet, vous pouvez à tout moment choisir de retirer votre consentement sans indiquer de motif, pour effet à l'avenir. Veuillez noter que le législateur considère les candidatures comme des relations précontractuelles et que les dossiers de candidature sont conservés 6 mois après la fin de la procédure de candidature.

Nous nous réservons en outre le droit d’enregistrer vos nom(s) et prénom(s), votre adresse postale et, dans la mesure où vous nous avez transmis ces données supplémentaires dans le cadre de la relation contractuelle, votre titre, votre diplôme ainsi que la description de votre poste / votre département / vos activités professionnelles dans des listes résumées et d’utiliser ces données à des fins publicitaires, par exemple pour l’envoi d’offres et d’informations intéressantes concernant nos produits par voie postale. Vous pouvez à tout moment refuser l’enregistrement et l’utilisation de vos données à ces fins en le notifiant à l’adresse postale mentionnée dans le courrier.

Dans le cas de paiements différés, par exemple lors d’un achat sur facture, nous nous réservons le droit de récolter des informations d’identité et de solvabilité auprès de prestataires de services spécialisés (agences de crédit) afin de sauvegarder nos intérêts légitimes.

Destinataires et transferts de données

Nous ne transmettons vos données à des tiers que dans le cas où la loi le permet et seulement si vous y avez consenti, ou bien si le transfert de vos données est nécessaire aux fins de nos activités commerciales.

Le cas échéant, vos données seront, si possible, anonymisées ou pseudonymisées.

Au sein de notre groupe d’entreprises, nous ne confions vos données qu’aux services ou employés qui en ont besoin pour remplir nos obligations contractuelles, légales et de droit de regard, ou pour sauvegarder des intérêts légitimes.

Nous transmettons également vos données à des sous-traitants mandatés par nos soins :

• Des prestataires de services informatiques et d’hébergement (internes au sein du groupe Freudenberg et externes comme Microsoft 365, SAP, les systèmes de newsletter et les services d'hébergement)
• Des prestataires de services de sécurité ainsi que d’annonce et d’enregistrement des visiteurs
• Des établissements de crédit et des fournisseurs de services de paiement pour le déroulement des transactions financières dans le cadre des commandes placées
• Des prestataires de services administratifs pour les envois publicitaires
• Des fournisseurs d'établissement des commandes de produits et d’échantillons
• Des laboratoires et des instituts pour le contrôle des produits
• Des entreprises de transport et des entreprises logistiques
• Des partenaires de marketing
• Des agences, aux fins de l’organisation d’enquêtes, d’initiatives marketing et d’événements.

Nous transmettons aussi des données à des services et des institutions publiques (administrations fiscales, autorités, bureaux de douane), dans la mesure où ce transfert relève d’une obligation légale ou de droit de regard.

Tous les sous-traitants ainsi que les partenaires commerciaux et de marketing sont contractuellement tenus de traiter vos données uniquement dans le cadre de la prestation de services et conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données.

Périodes de rétention

Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire au traitement des opérations commerciales ou tant que nous sommes tenus de respecter des exigences de documentation. Selon les exigences légales, les relevés de transactions doivent être conservés au minimum 6 ans. Les contenus fiscalement pertinents doivent quant à eux être conservés pour un minimum de 10 ans. À cet effet, nos systèmes informatiques disposent d’un grand nombre de fonctionnalités de protection des données, qui empêchent une suppression prématurée de ces données. Grâce à ces systèmes, l’accès aux données après l’arrivée à terme de la période autorisée de conservation est restreint. Les dossiers de candidature sont enregistrés ou conservés pendant une période de 6 mois après le recrutement. Si le recrutement est réalisé au moyen d’une agence de recrutement, les données de base doivent être conservées plus longtemps.

Droits de l’individu

Vous avez le droit à l’information gratuite sur les données que nous possédons à votre égard et, le cas échéant, un droit de rectification, de blocage ou de suppression de ces données. Si vous avez consenti au traitement de vos données, vous pouvez toutefois retirer votre consentement pour un traitement à venir de vos données.

À cet effet, veuillez vous adresser en premier lieu au service avec lequel vous avez dernièrement pris contact. Vous pouvez également contacter notre délégué à la protection des données.

Si vous êtes d’avis que nous avons enfreint la loi européenne en matière de protection des données lors du traitement de vos données, nous vous demandons de prendre contact avec nous, afin de pouvoir apporter des éclaircissements à vos doutes. Si vous estimez que vos données font l’objet d’un traitement non conforme à la loi, vous avez en outre le droit de porter plainte auprès de l’autorité de contrôle pour la protection des données.

Mesures techniques et organisationnelles

Nous prenons des mesures de sécurité de pointe afin de protéger vos données comme il se doit. Nous avons mis en place un système de sécurité de l'information conforme à la norme ISO 27001. Nos collaborateurs, nos sous-traitants et nos partenaires commerciaux sont tenus de respecter nos directives relatives à la sécurité de l’information.

Informations supplémentaires pour ce site Internet, pour les services en ligne et pour le marketing

Vous pouvez visiter nos pages web sans que des données soient enregistrées à votre égard. Nous enregistrons simplement des données d’accès dans les journaux serveur, par exemple le nom des données requises, la date et l’heure de la requête, la quantité de données transmises et le nom du fournisseur d’accès auteur de la requête. Ces données ne sont exploitées qu’aux fins du bon fonctionnement du site web et de l’amélioration de notre offre, et ne nous permettent pas de vous identifier.

Données de la newsletter

Freudenberg Performance Materials utilise Evalanche pour l’envoi de newsletters. Le prestataire est Evalanche (SC-Networks GmbH), Würmstraße 4, 82319 Starnberg, ALLEMAGNE. Evalanche est un service qui permet d’organiser et d’analyser l’envoi de la newsletter. Les données que vous nous fournissez en vous abonnant à la newsletter (par exemple, votre adresse électronique) sont conservées sur les serveurs d’Evalanche en Allemagne. En tant que prestataire basé en Allemagne, Evalanche applique les mesures de protection des données européennes conformément au règlement européen RGPD.

Nos newsletters envoyées à travers Evalanche nous permettent d’analyser le comportement des destinataires. Entre autres, cela nous permet d’analyser combien de destinataires ont ouvert le message de la newsletter et la fréquence à laquelle les destinataires cliquent sur chaque lien de la newsletter. Grâce à ce que nous dénommons le suivi de conversion, nous pouvons également savoir si une action prédéfinie a lieu après avoir cliqué sur le lien de la newsletter. Vous trouverez de plus amples informations relatives à l’analyse des données faite par Evalanche à l’adresse suivante : www.sc-networks.com/data-protection/

Le traitement des données est effectué sur la base de votre consentement (art. 6, al. 1, point a. du RGPD). Vous pouvez révoquer ce consentement à tout moment en annulant votre abonnement à la newsletter ou en refusant le suivi personnalisé. Toute révocation du consentement n’affecte pas la légitimité du traitement des données déjà effectué.

Si vous ne voulez pas qu’Evalanche procède à l’analyse des données, vous devez alors résilier votre abonnement à la newsletter. À cette fin, nous incluons un lien dans chaque message de la newsletter.

Informations de marketing personnalisées

Les abonnés peuvent activer la réception de courriels personnalisés en fonction de leurs intérêts et de leurs interactions avec chaque e-mail. L’obtention et l’évaluation des données personnelles ainsi que l’utilisation des différentes fonctionnalités du système ne sont possibles que si l’abonné a donné son consentement.

Vous pouvez révoquer à tout moment l’option de marketing personnalisé en cliquant sur le lien de consentement au suivi figurant au bas de chaque courriel ou en nous contactant directement à newsletters@freudenberg-pm.com

Si nous recevons votre adresse électronique dans le cadre de l’achat de biens ou de services, et si vous ne vous y êtes pas opposé, nous nous réservons le droit de vous envoyer régulièrement des offres sur nos produits similaires à ceux que vous avez déjà achetés dans notre gamme de produits. Vous pouvez à tout moment vous opposer à la réception d’informations de marketing en cliquant sur un lien prévu à cet effet dans l’e-mail correspondant.

Utilisation de cookies

Pour rendre la navigation sur notre site web attrayante et permettre l’utilisation de certaines fonctionnalités, plusieurs de nos pages utilisent les fichiers dénommés cookies. Il s’agit de petites données textuelles, qui sont sauvegardées sur votre appareil. Certains des cookies que nous utilisons sont supprimés à la fin de la session du navigateur, c’est-à-dire dès que le navigateur est fermé (dénommés les cookies de session). Les autres cookies restent sur votre appareil et nous permettent de reconnaître votre navigateur à votre prochaine visite (cookies persistants). Vous pouvez paramétrer votre navigateur afin qu’il vous alerte de l’enregistrement de cookies et vous donne la possibilité de les accepter au cas par cas, de les accepter dans des cas donnés ou de les refuser dans tous les cas. Si vous refusez l’utilisation de cookies, les fonctionnalités de notre site web pourraient s’en retrouver limitées.

Google Analytics 4

Ce site utilise Google Analytics 4 (« GA4 »), un service d'analyse Web fourni par Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland (« Google »), qui permet d'analyser notre site Web.

Les informations sont transmises aux serveurs de Google et y sont traitées. Dans ce cadre, il est également possible que ces données soient transférées à Google LLC, dont le siège se situe aux États-Unis. Pour les transferts de données aux États-Unis, Google se conforme au cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework), qui garantit le respect du niveau européen de protection des données sur la base d'une décision constatant le caractère adéquat de la Commission européenne. Nous avons conclu un contrat de traitement des tâches avec Google, qui garantit contractuellement la protection des données des visiteurs de notre site et interdit toute transmission non autorisée à des tiers.

Google utilise les informations collectées pour notre compte afin d'évaluer votre utilisation du site Web, de compiler des rapports sur les activités Web pour nous et de fournir d'autres services liés à l'utilisation du site Web et d'Internet. L'adresse IP transmise par votre navigateur dans le cadre de l’utilisation de Google Analytics et abrégée des derniers chiffres (afin qu'aucune référence personnelle ne puisse être établie) n'est pas associée à d'autres données de Google. Les données collectées dans le cadre de l'utilisation de Google Analytics 4 sont conservées pendant une durée de 14 mois, puis supprimées.

L'installation de cookies sur l’appareil que vous utilisez n'a lieu que si vous nous avez donné votre consentement exprès conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD.

Vous avez à tout moment le droit de révoquer votre consentement, cette révocation prenant effet pour l'avenir. Pour exercer votre droit de révocation, vous devez désactiver ce service à l’aide de l'outil « Cookiebot » disponible sur le site Web.

Vous trouverez d'autres informations juridiques à propos de Google Analytics 4 sur https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de et https://policies.google.com/technologies/partner-sites

Utilisation de Sitecore Tracking

Dans le cadre de son développement et afin d’assurer une meilleure approche client avec un contenu adapté au client, ce site web utilise le service d’analyse web Sitecore. Un paramétrage adéquat du logiciel du navigateur peut empêcher l’enregistrement de cookies. Nous tenons, le cas échéant, à souligner que les fonctions de ce site web pourraient ne pas être toutes disponibles.

Vous trouverez les informations concernant le traitement des données effectué par Sitecore ainsi que les dispositions de protection des données y afférentes ici : www.sitecore.com/fr-fr/trust/privacy-policy

Vous trouverez plus d’informations sur les cookies utilisés sur notre site www.freudenberg-pm.com/Footer/Cookies.

YouTube

Certaines pages web utilisent des plugins vidéo du site web de partage de vidéos YouTube. YouTube appartient à Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (« Google »). Nous intégrons les vidéos de notre chaîne YouTube officielle en utilisant le mode de confidentialité de YouTube. Ce mode est susceptible d'installer des cookies sur votre ordinateur lorsque vous cliquez sur le lecteur vidéo YouTube, mais YouTube ne stocke pas d'informations de cookies permettant de vous identifier personnellement lors de la lecture des vidéos intégrées à l'aide de ce mode.

Vous trouverez de plus amples informations concernant le traitement des données des utilisateurs dans la politique de confidentialité de YouTube à l'adresse suivante : policies.google.com/privacy?hl=fr.

Utilisation d’un cookiebot

Ce site Internet utilise le service de cookiebot développé par la société Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Copenhague, Danemark. Les informations relatives au traitement des données effectué par Cybot ainsi que les dispositions de protection des données y afférentes figurent ici : www.cookiebot.com/fr/privacy-policy/.

Lorsqu'un utilisateur final donne son consentement sur nos sites web, les données suivantes sont automatiquement enregistrées sur le site de Cybot : l'adresse IP de l'utilisateur final sous forme anonymisée (les trois derniers chiffres sont remplacés par des « 0 »), la date et l'heure du consentement, l'agent utilisateur du navigateur de l'utilisateur final, l'URL depuis laquelle le consentement a été envoyé, une clé cryptée aléatoire et anonyme et le statut de consentement de l'utilisateur final, qui sert de preuve d’approbation.

Le code et le statut de consentement sont enregistrés également dans le navigateur de l'utilisateur final dans un cookie « CookieConsent », de sorte que le site Internet puisse lire et observer automatiquement le consentement de l'utilisateur final pour toutes les requêtes successives et les futures sessions utilisateur et ce pendant une durée maximale de 12 mois. Le code est utilisé pour servir de preuve du consentement ainsi que pour une option permettant de vérifier si le statut du consentement enregistré dans le navigateur de l'utilisateur final est identique au consentement originel transmis à Cybot.

Informations complémentaires pour les activités liées aux réseaux sociaux

Nous sommes présents sur différents réseaux sociaux pour nous présenter, fournir des informations, entrer en contact avec les utilisateurs respectifs et communiquer avec eux. Les réseaux sociaux tels que LinkedIn, Twitter, Xing, Facebook, Instagram, etc. peuvent généralement analyser de manière approfondie le comportement des utilisateurs.

Même si vous n'êtes pas connecté à votre compte de réseau social, ils peuvent vous reconnaître comme un utilisateur non connecté / non enregistré via des « cookies » et utiliser les données statistiques obtenues lors de votre prochaine connexion.

Bien que certains réseaux sociaux fournissent des informations sur les utilisateurs aux propriétaires de comptes professionnels ou de fanpages, nous n'utilisons pas ces informations.

Informations supplémentaires sur la vidéoconférence et Microsoft365

Microsoft Teams fait partie de M365, que nous utilisons comme plateforme de productivité, de collaboration et d'échange pour les utilisateurs individuels, les équipes, les communautés et les réseaux à travers notre groupe d'entreprises Freudenberg. Dans le cadre de nos réunions en ligne utilisant Microsoft Teams, nous traitons les données personnelles suivantes :

• Données de communication (par exemple, l'adresse électronique),
• Fichiers journaux,
• Métadonnées (par exemple, adresse IP, heure de participation),
• Profils (par exemple, le nom d'utilisateur).

La fonction de vidéoconférence de Microsoft Teams nous permet d'organiser des réunions et événements en ligne. Il n'y a pas d'enregistrement des vidéoconférences, sauf si cela est expressément convenu. Nous effectuons le traitement des données sur la base d'un intérêt légitime.

Nous utilisons Microsoft comme sous-traitant conformément à l'article 28 du RGPD.

M365 est un logiciel de la société : Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place,

South County Business Park Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irlande

Microsoft Teams fait partie de l'application cloud M365. Un compte utilisateur est automatiquement créé pour l'utilisation. Le traitement des données avec M365 est effectué sur des serveurs dans des centres de données de l'Union européenne en Irlande et aux Pays-Bas. À cette fin, Freudenberg a conclu un accord de traitement de données avec Microsoft

Microsoft peut demander un accès à des fins de maintenance à distance. Cet accès sera alors vérifié par nos soins au cas par cas et accordé s'il est approuvé. Dans ce cas, cet accès peut également être effectué par des filiales de Microsoft situées en dehors de l'Union européenne. Ce n'est que dans ce cas d'accès depuis l'extérieur de l'Union européenne, dans le cas individuel que nous avons approuvé, que nous avons conclu des contrats standards de l'UE avec Microsoft. Afin de garantir un niveau adéquat de protection des données lors du transfert de données personnelles vers un pays tiers, nous avons, comme décrit ci-dessus, pris des mesures supplémentaires sous la forme de mesures techniques et organisationnelles de pointe, telles que des concepts d'accès et de cryptage pour les réseaux, les bases de données et les serveurs.

Microsoft se réserve le droit de traiter les données des clients à ses propres fins commerciales légitimes. Nous n'avons aucune influence sur ces opérations de traitement des données de Microsoft. Dans la mesure où Microsoft Teams traite des informations personnelles dans le cadre d'objectifs commerciaux légitimes, Microsoft est un contrôleur indépendant de ces activités de traitement des données et, en tant que tel, il est responsable du respect de toutes les politiques de confidentialité applicables.

Les données de connexion et les adresses IP sont supprimées conformément aux exigences légales.

Des mesures techniques et organisationnelles étendues correspondant à l'état actuel de la technologie ont été convenues avec Microsoft.

 

Adaptation de la déclaration de confidentialité

Nous vous informons que nous pouvons modifier à tout moment la présente déclaration de confidentialité.